Se stai per inviare una lettera via fax, segui alcune regole durante la composizione in modo che venga letta dal destinatario e non inviata direttamente nel cestino.
Istruzioni
Passo 1
Componi una lettera in un editor di testo MS Word o utilizzando un modello che può essere selezionato in MS Publisher (con il logo dell'azienda). Se si inviano tabelle, è accettabile utilizzare anche MS EXEL. Le immagini devono avere l'estensione.jpgG.
Passo 2
La dimensione di una lettera standard inviata via fax è una pagina A4. Carattere: almeno 10 dimensioni in punti. Pertanto, non diffondere i tuoi pensieri lungo l'albero in modo da non dover inviare una lettera su più pagine. E non cercare di inserire tutte le informazioni che ritieni necessarie in una pagina utilizzando dimensioni dei caratteri prossime allo zero.
Passaggio 3
Sii chiaro e conciso. Se il tuo destinatario ha bisogno di ulteriori informazioni, tabelle informative, immagini, non esiterà ad informarti in merito ai numeri di telefono o all'indirizzo e-mail indicati nella tua lettera. Scrivi solo su ciò che può interessare il tuo destinatario. Se ti è stata inviata una richiesta, rispondi solo ad essa.
Passaggio 4
Non inserire nel testo immagini troppo piccole o con una grafica complessa, in modo che il tuo destinatario non abbia un'impressione letteralmente "sfocata" di te, dei tuoi servizi e della tua azienda.
Passaggio 5
Rivolgiti a ciascun destinatario per nome e patronimico, anche se stai inviando lettere via fax. Assicurati di ringraziare il destinatario per aver letto questa lettera e solo allora procedi alla presentazione delle informazioni che hai sui tuoi beni o servizi o alla risposta alla sua domanda.
Passaggio 6
Se ti occupi di mailing commerciale, cerca di attirare l'attenzione di un potenziale cliente con prezzi e sconti per i tuoi beni o servizi, evidenziandoli graficamente.
Passaggio 7
Quando finisci la tua lettera, assicurati di esprimere la tua speranza per un'ulteriore cooperazione. Indica l'indirizzo, il numero di telefono/fax e l'e-mail della tua organizzazione (anche se da te già indicati in precedenza).
